آیا می دانید چطور می توان در 5 گام، شکست خوردن یک پروژه را تضمین نمود؟ با انجام این گامها به راحتی می توان یک پروژه را در زمانی بعد از موعد مقرر و با بودجه ای بالاتر از بودجه مصوب به پایان رساند!
گام اول: هیچگاه برنامه ریزی نکنید! «برنامه ریزی چه فایده ای دارد وقتی هیچکس از برنامه من پیروی نمی کند؟ برنامه های من بعد از پرینت شدن، در قفسه های کارمندان خاک می خورند!»
یک ضرب المثل مدیریتی : «If you fail to plan, then you plan to fail.» تنها یک برنامه ریزی درست است که شما را مطمئن می سازد که آیا کارها در زمان خودشان و به دست افراد مناسب انجام می شوند. اگر درست برنامه ریزی کنید می توانید مطمئن شوید که پروژه را به موقع تحویل خواهید داد.
گام دوم: ارتباط برقرار نکنید! «چرا باید به همه افراد بگویم که چه اتفاقی افتاده؟ معنی ندارد. تمام چیزی که آنها باید بدانند برنامه کاری روزانه شان است. روابط عمومی زمان بر است. به دردسرش نمی ارزد!»
فایده ی برقراری ارتباط و روابط عمومی بین افراد پروژه این است که این کار همه را در یک سطح قرار داده و همه از وضعیت پروژه و نیز وضعیت واحدهای مختلف و افراد دیگر کم و بیش مطلع شده و در صورت وجود جو مناسب، هوای هم را خواهند داشت. در این حالت افراد می دانند که چه زمان باید بیشتر کار کنند و چه زمان لزومی به این امر نیست. مثلا اگر فقط خود شما بدانید که پروژه در حال انحراف از اهداف بوده و اینکه «وضعیت خوب نیست!»، اگر اطلاع رسانی و ارتباط در تیم ضعیف بوده باشد چطور می توان انتظار داشت که پروژه با موفقیت و سر وقت فاز اختتام را پشت سر بگذارد.
گام سوم: leadership را فراموش کنید! «اگر افراد را به حال خودشان بگذارم زمان را به بطالت می گذرانند. آنها حتما باید زور بالای سرشان باشد تا کارها را به درستی انجام دهند!»
این رویکرد احتمالاً در کوتاه مدت جواب می دهد اما نکته ای که وجود دارد این است که برای آنکه افراد در بلند مدت هم انگیزه کار داشته باشند نیازمند به تشویق و دریافت پاداش (نه صرفاً مالی) هستند. برای این منظور، در کوتاه مدت آنها باید احساس کنند که حضور آنها برای مجموعه ارزش آفرین است و الغای چنین حسی تنها از یک «رهبر» بر می آید. حتی در زمان تنبیه افراد هم باید با روحیه مثبت با آنها برخورد کرد. تعادل را رعایت کنید. سعی کنید حضورتان سودمند باشد. در برخورد با افراد تلاش کنید از موضع آنها فکر کنید. به یاد داشته باشید که «تیمهای بزرگ رهبران بزرگ دارند.»
گام چهارم: از این شاخه به آن شاخه بپرید! «مشتری تقاضای خود را تغییر می دهد و این به کسی مربوط نمی شود! اگر پروژه دیرتر تمام شود مشکل خودشان است. اگر آنها بخواهند مدام محدوده پروژه را تغییر بدهند من مانع آنها نمی شوم.»*
مطمئناً مشتری می تواند در صورت تمایل محدوده پروژه را تغییر دهد اما شما باید این تغییرات را کنترل کنید چرا که اگر ضرب الاجل (deadline) پروژه فرا برسد و پروژه تمام نشده باشد، ولو به خاطر تغییرات درخواستی مشتری که البته اجازه آنها را شما داده اید، مشتری ناراضی خواهد بود! هیچ چیز نباید به نارضایتی مشتری منجر شود.
گام پنجم: به محض آغاز پروژه مشتری را فراموش کنید! «وقتی قرارداد پروژه را با مشتری بستم دیگر تا زمان اختتام و تحویل پروژه نیازی به شنیدن صدای او ندارم. هرچه قدر مشتری کمتر درگیر پروژه باشد، کتر مزاحمت ایجاد می کند. اگر با او صحبتی نکنم، او هم مرا اذیت نمی کند!»
این رویکرد فقط زمانی کارگشاست که در خلال انجام پروژه شما نیازی به پشتیبانی مشتری نداشته باشید. اگر پس از قرارداد با مشتری قطع رابطه کنید، کافی است در جایی به آنها نیاز پیدا کنید، مثلا نیاز به پول، منابع و یا تمدید ضرب الاجل پروژه و...، در اینصورت قطعاً به مشکل برخواهید خورد. لازم است تا با پیشرفت پروژه در هر گام مشتری را مطلع سازید به طوری که احساس کند که واقعاً بخشی از تیم پروژه است. با این کار می توانید روی همکاری او نیز حساب باز کنید!
با مشتری همانند بهترین دوست خود برخورد کنید. شدیداً به او احترام بگذارید و زمانی که چیزی از او می خواهید با خواهش و اظهار لطف درخواست کنید. بدانید که اگر پشتتان به ساپورت مشتری گرم باشد هرچیزی را که نیاز داشته باشید، در هر زمان به دست خواهید آورد.
در مطلب بالا به صورتی اجمالی به طرح مهمترین بایدها و نبایدهای «مدیریت پروژه» پرداخته شده است. مدیران پروژه عموماً در برخی زمینه ها درست عمل می کنند و در برخی بخش ها (عموماً رهبری و ارتباط با مشتری) دچار مشکل می شوند که در چنین مواردی مراجعه به کارشناسان و طرح مباحث عمیق تر می تواند راهگشا باشد.
* این مشکل در مدیریت پروژه به Scope Creep معروف است و به تغییرات ناخواسته و خارج از کنترل در محدوده (Scope) پروژه اشاره دارد. این پدیده غالباً زمانی رخ می دهد که محدوده پروژه به درستی تعریف، مستند و کنترل نشده باشد. Scope Creep از اتفاقات نامطلوب بوده و باید از آن اجتناب شود.
این مطلب توسط آقای محمد اسدی و با استفاده از منابع زیر تالیف شده است.
دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت
منابع:
سایت انگلیسی:
method123.com
