سیستم اطلاعاتی چیست؟ تعریف، کارکرد و اجزا

تعریف

یک سیستم اطلاعاتی را می توان مجموعه ای از عناصر وابسته به هم (interrelated) تعریف کرد که وظیفه ی جمع آوری (collect, retrieve)، پردازش (process)، ذخیره (store) و توزیع کردن (distribute) اطلاعات به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی و کنترل را در یک سازمان بر عهده دارد. علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی، هماهنگی و کنترل بخش های مختلف سازمان، یک سیستم اطلاعاتی می تواند به مدیران و کارکنان در تحلیل مشکلات، تجسم بهتر و تصویر کردن موضوعات پیچیده و همچنین در تولید محصولات جدید کمک کند.

سیستم های اطلاعاتی، اطلاعات مربوط به افراد، مکان ها، و هر جزء قابل تصوری از داخل و خارج سازمان را می توانند در خود ذخیره می کنند. منظور از اطلاعات (information)، داده هایی هستند که به شکل قابل فهم و قابل استفاده برای انسان ها درآمده باشند. در مقابل، داده ها (data) جریانی از وقایع داخل و خارج سازمان را تصویر می کنند که هنوز سازماندهی و مرتب نشده اند. مثالی که در ادامه می آید، به روشن تر شدن این تفاوت کمک می کند. صندوق های سوپرمارکت ها، اجناس بسیاری را از طریق بارکد اسکن می کنند و داده های مربوط به هر بار اسکن کردن را ذخیره می کنند. این داده های پراکنده را می توان جمع آوری و تحلیل کرد تا به اطلاعات معنی داری دست یافت، مثل تعداد کل نوشابه های فروخته شده در یک فروشگاه، پرفروش ترین برند نوشابه در یک فروشگاه، یا کل فروش یک برند نوشابه در یک منطقه ی جغرافیایی.

بخش های یک سیستم اطلاعاتی

سه بخش در یک سیستم اطلاعاتی وجود دارند که با همکاری هم اطلاعات لازم را برای سازمان تولید می کنند: ورودی (input)، پردازش (processing) و خروجی (output). بخش ورودی، داده های خام را از محیط داخل و خارج گرفته و جمع آوری می کند. بخش پردازش، این داده های خام را از ورودی گرفته و به شکل معنی دار درمی آورد (تولید اطلاعات). بخش خروجی، اطلاعات پردازش شده را به افرادی که به آن نیاز دارند، یا فعالیت هایی که قرار است از آن اطلاعات استفاده کنند منتقل می کند. همچنین سیستم های اطلاعاتی به بخش دیگری به نام بازخورد (feedback) احتیاج دارند که اطلاعاتی را جهت ارزیابی و اصلاح بخش ورودی سیستم تولید می کند.

اگرچه سیستم های اطلاعاتی کامپیوتر-محور از فن آوری کامپیوتری برای دخیره سازی و پردازش داده های خام استفاده می کنند، باید میان کامپیوتر و برنامه ی کامپیوتری از یک طرف و سیستم اطلاعاتی از طرف دیگر تفاوت قائل شد. کامپیوترها و نرم افزارهای مرتبط، شالوده ی فنی، ابزار و مواد مورد نیاز سیستم های اطلاعاتی هستند. نرم افزارها مجموعه ای از دستورهای محاسباتی هستند که پردازش کامپیوتری را هدایت و کنترل می کنند. دانستن اینکه کامپیوترها و نرم افزارها چگونه کار می کنند، برای طراحی راه حل های فنی (solutions) اهمیت دارد، اما کامپیوتر تنها جزئی از یک سیستم اطلاعاتی است. در مقام مقایسه، خانه های چوبی با چوب، میخ و چکش ساخته می شوند، اما این اجزا در کنار هم یک خانه را تشکیل نمی دهند. معماری، طراحی، زمین، نقشه برداری و تصمیماتی که آنها را هدایت می کنند، همگی جزئی از خانه هستند و برای ساختن آن ضروری هستند. کامپیوترها و نرم افزارها هم در حکم میخ و چکش برای یک سیستم اطلاعاتی هستند، اما تنها با کنار هم قرار گرفتن آنها، اطلاعات مورد نیاز سازمان تولید نمی شود. برای فهم بهتر سیستم های اطلاعاتی، ابتدا باید مشکلاتی را شناخت که سیستم های اطلاعاتی برای حل آنها پدید آمده اند.

این مطلب توسط آقای احمد میرخانی و با استفاده از منابع زیر تألیف شده است.

دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت

منابع مورد استفاده در این مطلب:

کتاب انگلیسی:

Management Information Systems نوشته ی Ken Laudon و Jane Laudon