برای شرکت رایگان در وبینار ثروت آفرینی در شرایط جدید اقتصاد ایران روی لینک زیر کلیک کنید

زمان برگزاری چهارشنبه 5 آذر ماه : اطلاعات بیشتر : 02122968244 و 09039119939

فرصتثبت نام رایگان به تعداد محدود، در «ثروت آفرینی در شرایط جدید اقتصاد ایران»فرصت

برنامه ریزی مدیریت ریسک

مدیریت پروژهمقالاتبرنامه ریزی مدیریت ریسک

دوره دیجیتال مارکتینگ

برنامه ریزی مدیریت ریسک

فهرست مطلب
برنامه ریزی مدیریت ریسک
انواع ریسک‌ها
تمامی صفحات

ریسک عبارتست از یک عدم قطعیت درباره رویداد آینده که درصورت وقوع, پیامدهایی بدنبال خواهد داشت. بر همین اساس ریسک پروژه‌ها را رویدادهایی تلقی میکنند که پیامدهای احتمالی آتی آنها, متوجه ابعاد و زمینه‌های مختلف پروژه خواهد شد. در برخورد با ریسک پروژه‌ها، این مدیر پروژه است که ریسکها را پیش‌بینی نموده و واکنش مناسبی برای آنها برنامه‌ریزی میکند. مدیریت ریسک پروژه‌ها فرایند سیستماتیک شناسایی, تجزیه و تحلیل و پاسخگویی به ریسک پروژه‌ها می باشد. این مبحث به حداکثر نمودن احتمال رخداد وقایع مثبت و پیامدهای حاصل از آنها و همچنین حداقل نمودن احتمال رخداد وقایع ناخوشایند و نتایج و عواقب ناشی از بروز آنها در رابطه با اهداف پروژه میپردازد.برنامه ریزی ریسک، ریسکهای قابل پیشبینی پروژه را شناسایی و لیست کرده و مجموعه اقدامات لازم جهت پاسخگویی مناسب به آنها را طرحریزی میکند. بعبارت دقیقتر یک برنامه ریزی ریسک, میتواند شامل موارد زیر باشد:

 - لیست کاملی از تمامی ریسکهای قابل پیش بینی پروژه

- درجه بندی احتمال وقوع هر ریسک

- درجه بندی تاثیر وقوع هر ریسک بر پروژه

- اولویتبندی ریسکها از جهت اهمیت آنها در ارتباط با کل پروژه

- مجموعه اقدامات پیشگیرانه جهت پاسخگویی به ریسک (قبل از وقوع)

- مجموعه اقدامات اصلاحی و احتیاطی جهت کنترل تاپیر وقوع ریسک (پس از وقوع)

- فرایندی مدون جهت مدیریت ریسک در خلال پروژه

 

فرایند مدیریت ریسک براساس استاندارد PMBOK® مشتمل بر شش فرایند عمده زیر میباشد:

 

1-  برنامه ریزی مدیریت ریسک

2- شناسایی ریسک

3- تجزیه و تحلیل کیفی ریسک

4- تجزیه و تحلیل کمی ریسک

5- برنامه ریزی پاسخگویی به ریسک

6-کنترل و بازبینی ریسک

 

درمورد هریک از این فرایندها در متن استاندارد توضیحات کافی داده شدهاست. در این مکتوب قصد توضیح این فرایندها را نداریم بلکه پروسه کلی مدیریت ریسک را، از محل زایش تا نقطهای که ریسک بر پروژه تاثیرگذار خواهد بود, از لحاظ مدیریتی و مسئولیتهای سازمانی بمنظور تدوین یک دستورالعمل جامع و کاربردی، بررسی مینماییم. «برنامه ریزی ریسک» باید قبل از شروع فاز اجرا (در فاز برنامه ریزی) تدوین و مستند شود تا از جهت آمادگی تیم پروژه برای پاسخگویی به ریسکها در فاز اجرا، اطمینان حاصل گردد. بلافاصله پس از اتمام برنامه ریزی ریسک و مستندسازی آن، «فرایند مدیریت ریسک» جهت کنترل و پایش احتمال و تاثیر وقوع ریسکها به جریان می افتد. این فرایند زمانی پایان می یابد که فاز اجرای پروژه به اتمام رسیده باشد (بعبارت دیگر درست قبل از فاز اختتام پروژه).

برنامه ریزی مدیریت ریسک

قبل از شروع پروسه مدیریت ریسک (یا هر حیطه دیگری از مدیریت) ابتدا باید یک نقشه راه برای کل پروسه ترسیم کرد تا در خلال اجرای پروسه، اعضای تیم پروژه سردرگم نباشند (یا بعبارت بهنر بدانند که چه میکنند و بدنبال حصول چه نتیجهای هستند). مرحله تدوین این نقشه راه را «برنامه ریزی ریسک» و خروجی آن را «برنامه ریسک» مینامیم. برنامه ریسک در واقع مانیفست تیم پروژه و رویکرد آنان نسبت به ریسکهای پروژه میباشد.

1- شناسایی ریسک

قدم اول در تدوین برنامه ریزی ریسک, شناسایی ریسکهای تاثیرگذار بر پروژه میباشد. دسته های مختلفی برای ریسکها تعریف کرده و تعدادی از ریسکهای بالقوه هر دسته را در آن, لیست میکنیم. این اقدامات را میتوان در یک «کارگاه برنامه ریزی ریسک» با حضور ذینفعان کلیدی که درگیر با پروژه یا تحت تاثیر آن میباشند انجام داد. افرادی از قبیل حامیان پروژه, مدیر پروژه, اعضای تیم پروژه, تامین کنندگان و حتی در برخی موارد مشتریان میتوانند در تدوین این برنامه, مشارکت داشته باشند. البته ریسکهای شناسایی شده در این مرحله تنها جهت ایجاد دسته های کلی برای طبقه بندی ریسکهایی میباشد که در خلال فرایند مدیریت ریسک (در فاز اجرا) توسط تک تک اعضای تیم پروژه شناسایی و گزارش میشوند. هریک از ریسکهای شناسایی شده باید در برنامه ریزی ریسک توصیف و مستند شوند.

1-1 تعریف

ابتدا باید تعریفی رسمی و مرتبط با پروژه در ابتدای برنامه ریزی ریسک پروژه ارائه دهیم. این تعریف میتواند از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت باشد. پس قدم اول در برنامه ریزی ریسک هر پروژه ای ارائه تعریفی متناسب با ماهیت و اهداف پروژه میباشد. بعنوان مثال یک تعریف از ریسک پروژه میتواند بصورت زیر باشد:

«هر واقعه ای که محتملا تاثیری معکوس بر توانمندیهای پروژه در نیل به اهداف تعریف شده آن داشته باشد.»

واژه معکوس درواقع رویکرد کلی مدیران پروژه درقبال مفهوم ریسک را منعکس میکند. یعنی ماهیت پروژه بصورتی است که مدیران آن درصدد هستند تا فقط ریسکهای منفی آن را مدیریت نمایند.

1-2 دسته بندی

در این قسمت، دسته های مختلفی را بصورت تیتروار جهت سهولت در طبقه بندی های آتی شناسایی میکنیم. این دسته ها اساسا باید برمبنای محل زایش ریسکها باشند. درواقع هریک از این دسته ها میتواند یکی از زمینه های پروژه باشد که در طول چرخه حیات پروژه ممکن است ریسکی را متحمل گردد.

نیازهای مشتری (Requirements)

منافع پروژه (Benefits)

زمانبندی پروژه (Schedule)

بودجه (Budget)

اقلام قابل تحویل (Deliverables)

مشکلات پروژه (Issues)

محدوده پروژه (Scope)

تامین کنندگان (Suppliers)

شرایط پذیرش (Acceptance)

ارتباطات (Communication)

منابع (Resources)



1-3 ریسکها

پس از پیدا کردن  دسته های ریسک، برای هر دسته ریسک های محتمل را شناسایی کرده و در آنها لیست میکنیم. دسته های مختلف ریسک را میتوان در جدولی شبیه به جدول 1 نمایش داد.

دسته های ریسک

ریسکهای محتمل

ID

نیازهای مشتری

نیازهای مشتری به وضوح مشخص نشده اند

نیازهای مشخص شده با نیاز مشتری مطابقت ندارد

نیازهی مشتری قابل اندازه گیری نیستند

1-1

2-1

3-1

منافع پروژه

منافع پروژه شناسایی نشده اند

منافع پروژه بصورت کمی قابل محاسبه نیستند

پروژه در نهایت منافع مورد نظر را محقق نمی سازد

1-2

2-2

3-2

زمانبندی پروژه

زمانبتدی پروژه زمان کافی جهت تکمیل پروژه در نظر نمیگیرد

زمانبتدی پروژه تمامی فعالیتها را لیست نمیکند

زمانبتدی پروژه وابستگیهای دقیقی را در نظر نمیگیرد

1-3

2-3

3-3

بودجه

هزینه پروژه از بودجه نخصیص یافته تجاوز میکند

هزینه های پیش بینی نشده ای در پروژه وجود دارند

هیچ منبع هزینه ای واحدی جهت محاسبه بودجه مصرف شده وجود ندارد

1-4

2-4

3-4

اقلام قابل تحویل

در تعریف و تعیین اقلام قابل تحویل ابهام وجود دارد

الزامات کیفی روشن و ملموسی برای اقلام قابل تحویل تعریف نشده است

اقلام قابل تحویل تکمیل شده الزامات کیفی را احراز نمیکنند

1-5

2-5

3-5

محدوده پروژه

محدوده پروژه بوضوح تعریف نشده است

پروژه در محدوده مورد توافق انجام نشده است

تغییرات پروژه تاثیر منفی بر کل پروژه میگذارد

1-6

2-6

3-6

تامین کنندگان

انتظارات از تامین کنندگان بدرستی تعریف نشده اند

تامین کنندگان انتظارات توافق شده را برآورده نمیکنند

محصولات (یا خدمات) تامین کنندگان بر پروژه تاثیر منفی میگذارند

1-7

2-7

3-7

شرایط پذیرش

معیارهای پذیرش اقلام قابل تحویل پروژه بطور دقیق تعریف نشده اند

مشتریان اقلم تحویلی نهایی پروژه را قبول نمیکنند

پروسه پذیرش و تحویل محصول نارضایتی مشتری را بهمراه دارد

1-8

2-8

3-8

ارتباطات

تحت کنترل نبودن ارتباطات بر نتایج پروژه تاثیر میگذارد

ذینفعان کلیدی از میزان پیشرفت پروژه بی اطلاعند.

1-9

2-9

منابع

کارکنان و اعضای تیم پروژه مهارت کافی ندارند

تجهیزات کافی برای اجرای پروژه در دسترس نمیباشند

مواد اولیه مصرفی در مواقع لزوم به قدرکافی فراهم نمیشود

1-10

2-10

3-10

جدول 1 دسته های ریسک

2- کمی کردن ریسک

قدم بعدی کمی کردن ریسکهای بدست آمده میباشد. محاسبه احتمال وقوع ریسکها در بسیاری از پروژه ممکن است کار مشکلی باشد چرا که بدست آوردن احتمال وقوع پدیده ها نیازمند اطلاعات بسیاری از گذشته و تاریخچه آن پیشامد میباشد. مثلا اینکه محاسبه کنیم احتمال عدم دریافت منابع خاصی در زمانی خاص دقیقا (یا حتی تقریبا) 7/0 است کاری مشکل یا بعبارتی بیهوده است. چرا که حتی درصورت یافتن چنین عددی قابلیت اطمینان آن بدلیل تغییر شرایط, زیاد نیست. ولی استفاده از عبارات فازی و زبانی (linguistic) و تبدیل آنها به اعداد یا امتیازهای درجه بندی شده (scores), میتواند راهگشا باشد. بر این اساس برای هر ریسک سه شاخص تعریف میکنیم: 1- احتمال وقوع, 2- تاثیر وقوع, 3- شاخص اولویت ریسک.

2-1 احتمال وقوع

«قبل از آنکه خیلی درباره یک ریسک نگران شوید, از خودتان در مورد اینکه احتمال آن چقدر است سوال کنید!»

در این بخش از برنامه ریزی ریسک باید سیستمی جهت کمی کردن احتمال وقوع ریسک تدوین کرد. نمونه ای از این درجه بندی را درجدول 2 میبینیم.

احتمال وقوع

امتیاز

توضیحات

خیلی ضعیف

20

احتمال وقوع بسیار پایین است. اگرچه کماکان باید در طول پروژه پایش گردد چرا که در اثر تغییر شرایط ممکن است این احتمال افزایش یابد.

ضعیف

40

بر اساس اطلاعات حاضر احتمال وقوع کم است چرا که  احتمالا عوامل ایجاد کننده ریسک پیش نمی آیند.

متوسط

60

وقوع ریسک محتمل است.

قوی

80

بر اساس شرایط پروژه احتمال وقوع ریسک بالا است.

خیلی قوی

100

شرایط پروژه بنحوی است که پیشامد ریسک اجتناب ناپذیر است.

جدول 2 احتمال وقوع

2-2 تاثیر وقوع

سپس سیستمی جهت کمی کردن میزان تاثیر وقوع ریسک بر پروژه ایجاد میکنیم. جدول 3 نمونه ای را نشان میدهد.

تاثیر وقوع

امتیاز

توضیحات

نامحسوس

20

تاثیر بقدری کم است که قابل اندازه گیری نمیباشد.

کم

40

بعنوان مثال ایجاد کمتر از 5% انحراف در محدوده, تاریخ اتمام برنامه ای و یا بودجه پروژه.

محسوس

60

تاثیر وقوع ریسک قابل اندازه گیری است. بعنوان مثال ایجاد 10%-5%  انحراف در محدوده, تاریخ اتمام برنامه ای و یا بودجه پروژه.

چشمگیر

80

بعنوان مثال ایجاد 25%-10%  انحراف در محدوده, تاریخ اتمام برنامه ای و یا بودجه پروژه..

شدید

100

وقوع ریسک بشدت بر پروژه تاثیرگذار است. بعنوان مثال ایجاد بیش از 25%  انحراف در محدوده, تاریخ اتمام برنامه ای و یا بودجه پروژه.

جدول 3 تاثیر وقوع

2-3 اولویت ریسک

پس از بدست آوردن اعدادی بعنوان معیارهای کمی احتمال و تاثیر وقوع ریسکها با ترکیب معناداری از آنها, معیاری جهت اولویت بندی رسیدگی و تخصیص اقدامات پاسخگویی به ریسکها بدست می آوریم. بطور مثال میتوان معیار اولویت بندی را بصورت میانگین امتیازات احتمال و تاثیر, تعریف کرد:

2/ (تاثیر وقوع + احتمال وقوع) = اولویت

حتی میتوان درصورت تمایل به درجات مختلفی که برای اولویت دادن به ریسکها تعریف میکنیم, رنگهایی نسبت دهیم تا ریسکهایی که نیازمند توجه بیشتر میباشند, بیشتر به چشم بیایند. جدول 4 نمونه ای از نحوه اولویت بندی ریسکها را نمایش میدهد و جدول 5 نمونه ایست که در آن به تعدادی از ریسکهای جدول1 اولویت داده شده است.

درجه اولویت

محدوده امتیاز

رنگ

خیلی کم

20-0

آبی

کم

40-21

سبز

متوسط

60-41

زرد

بالا

80-61

نارنجی

خیلی بالا

100-81

قرمز

جدول 4 اولویت بندی

ID

احتمال وقوع

تاثیر وقوع

امتیاز اولویت

درجه اولویت

1-1

20

80

50

متوسط

2-1

80

60

70

بالا

3-1

100

40

70

بالا

1-2

40

20

30

کم

2-2

80

100

90

خیلی بالا

3-2

20

80

50

متوسط

جدول 5 نمونه ای از اولویت بندی

3- برنامه ریسک

در این مرحله و پس از اولویت بندی سیستماتیک ریسکها، باید برنامه ای جامع و مدون که حاوی مجموعه اقدامات پاسخگویی به ریسک (اجتناب، انتقال، کاهش، پذیرش) باشد، براساس اولویتهای تخصیص یافته، تهیه نمود. این مرحله در واقع برنامه ریزی زمانبندی انجام این اقدامات میباشد. این اقدامات به دو گروه کلی زیر تقسیم میشوند:

- اقدامات پیشگیرانه برای کاهش احتمال وقوع ریسک

- اقدامات اصلاحی (احتیاطی) برای کاهش اثرات وقوع ریسک

برای هریک از اقدامات لیست شده, منبعی تخصیص داده و تاریخی را که باید تا آن زمان این اقدامات انجام شوند تعیین میکنیم. جدول 6  نمونه ای از این نوع زمانبندی را نشان میدهد.

اولویت

ID

اقدامات پیشگیرانه

مسئول انجام

Deadline

اقدامات احتیاطی (اصلاحی)

مسئول انجام

Deadline

خیلی بالا

2-2

محاسبه کامل منافع مالی پروژه در FS

حامی پروژه

----/--/--

محاسبه منافع واقعی تحصیل شده توسط پروژه

مدیر پروژه

----/--/--

بالا

2-1

تعریف دقیق خواسته های مشتری در طرح کیفیت

مدیر پروژه

----/--/--

سنجش رضایت مشتری پس از تحویل و محاسبه انحرافات ایجاد شده

ندیر پروژه

----/--/--

بالا

3-1

تعیین دقیق معیارهای کیفی جهت سنجش کیفیت محصولات پروژه

مدیر کیفیت

----/--/--

سنجش رضایت مشتری پس از تحویل و محاسبه انحرافات ایجاد شده

مدیر کیفیت

----/--/--

جدول 6 زمانبندی اقدامات ریسک

پس از روشن شدن مفهوم ریسک و دسته بندی آن در فضای پروژه و تعیین اقدامات لازم برای مواجهه با آنها، پیاده سازی این اقدامات مستلزم فرایندی سیستماتیک و مدون موسوم به «فرایند مدیریت ریسک» می باشد.

 

این مطلب توسط آقای محمد اسدی و با استفاده از منابع زیر تالیف شده است.

دانلود از کتابخانه دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت

منابع مورد استفاده در این مطلب:

کتاب فارسی:

راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) - ترجمه سید حسن اصولی - احسان نجابت

سایت انگلیسی:

method123

Submit to Facebook Submit to Google Bookmarks Submit to Twitter Submit to LinkedIn این مطلب را در کلوب داغ کن

نظرات   

 
+5 #1 فریبا رضایی ۱۳۹۰-۱۰-۲۵ ۱۴:۳۴
ممنون از مطالب خوبتون. استفاده کردم. خیلی مختصر وبسیار مفید
بازگو کردن
 
 
+3 #2 مهدی ۱۳۹۳-۱۲-۰۱ ۱۶:۲۹
تشکر
خیلی مورد استفاده قرار گرفت
بازگو کردن
 

مطلب ویژه

همه چیز را درباره ارز دیجیتال تلگرام بدانید

تلگرام، پیام رسانی متفاوت برای ایرانی هاست، پیام رسانی که میلیون ها کاربر ایرانی دارد. مدتی است که مدیران تلگرام از برنامۀ آنها برای ورود به بلاک چین و ارزهای دیجیتال خبر داده اند. اتفاقی که می تواند برای ایرانی ها بسیار مهم باشد. اما دربارۀ ارز دیجیتال تلگرام که نامش را گرام گذاشته اند، بیشتر بدانید. اینجا کلیک کنید.

کلیه حقوق این پورتال متعلق به پایگاه اطلاع رسانی صنعت است و استفاده از مطالب آن بدون اطلاع مدیران و هماهنگی با آنها ممنوع است

آپارات یوتیوب توییتر فیسبوک اینستاگرام