| فهرست مطلب |
|---|
| بررسی پيشرفت پروژه ها با استفاده از متد ارزش بدست‌آمده |
| فیلدهای BCWS و BCWP |
| تمامی صفحات |
استفاده از فیلدهای BCWS و BCWP
در صورتیكه چنانچه در بالا عنوان شد، از فیلدهای هزینه برای بررسی پیشرفت استفاده شود، فیلدهای BCWS و BCWP می‌توانند با خواص منحصر به فرد خود راه‌كارهای مناسبی را پیش رو قرار دهند.
BCWS یا Budgeted Cost of Work Scheduled میزان هزینه با معیار برنامه اولیه (Baseline) تا تاریخ وضعیت (Status Date) را نشان می‌دهد. ویژگی خاص این فیلد وابستگی آن به تاریخ وضعیت می‌باشد، به ترتیبی كه با تغییر تاریخ وضعیت مقادیر BCWS مجددا محاسبه می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود كه از این فیلد برای محاسبه میزان پیشرفت برنامه‌ای اطلاع استفاده شود.
برای مثال فرض كنید بخواهیم میزان پیشرفت (لازم) برنامه‌ای را برای یك فعالیت در تاریخ مشخصی محاسبه كنیم. یعنی می‌خواهیم بدانیم در این تاریخ مطابق با برنامه زمانبندی اولی (Baseline) میزان پیشرفت این فعالیت چه عددی باید باشد. در صورتیكه تاریخ وضعیت پروژه را برروی تاریخ مورد نظر تنظیم كنیم، فیلد BCWS نمایانگر بخشی از هزینه این فعالیت است كه تا این تاریخ مطابق با برنامه بایستی تحقق می‌یافته است. به این ترتیب نسبت BCWS به هزینه برنامه (Baseline Cost) نمایانگر میزان پیشرفتی‌خواهد بود كه تا این تاریخ می‌بایستی حاصل می‌شده است.
BCWP یا Budgeted Cost of Work Performed میزان هزینه واقعی را با توجه به پیشرفت واقعی حاصل شده و با مبنای هزینه برنامه‌ای (Baseline Cost) نشان می‌دهد. از نظر این بررسی این فیلد شبیه فیلد Actual Cost عمل می‌كند با این تفاوت كه در آن هزینه بر اساس برنامه (Baseline) در نظر گرفته شده و با استفاده از درصد پیشرفت واقعی محاسبه می‌شود. از آنجاییكه در مایكروسافت پراجكت می‌توان برنامه‌های متعددی تعریف كرد و محاسبه BCWP می‌تواند بر اساس هریك از این برنامه‌ها تنظیم شود، این ویژگی چنانچه بعدا مفصلاً به آن خواهیم پرداخت، باعث می‌شود تا بتوان معیارهای متعددی (نظیر درصدهای وزنی، هزینه و زمان)را در بررسی‌های لازم به صورت همزمان بكار برد.
ترسیم نمودارهای S با كمك فیلدهای BCWS و BCWP
نمودارهای S یكی از ابزارهای بسیار مناسب بررسی و تحلیل میزان پیشرفت پروژه و مقایسه آن با برنامه اولیه است. ساده‌ترین نمودار S با ترسیم پیشرفت برنامه‌ای و واقعی نسبت به زمان شكل می‌گیرد:
این نمودارها بخوبی نمایانگر میزان پیشرفت و میزان تاخیرات پروژه نسبت به زمانبندی اولیه می‌باشد.
ویژگی خاص نمودارهای S در مقایسه با سایر گزارش‌های كنترل پروژه تاكید آن بر روند تاریخی پیشرفت می‌باشد. كه بخوبی می‌تواند بصورت گرافیكی وضعیت پروژه را نشان دهد.
برای ترسیم نمودار S لازم است ابتدا روند پیشرفت پروژه مطابق برنامه نمایش داده شود. برای اینكار لازم است فیلدی مورد استفاده قرار گیرد كه بتواند میزان پیشرفت مورد انتظار در مقاطع زمانی متفاوت پروژه را نشان دهد. متاسفانه در مایكروسافت پراجكت فیلدی با این مشخصه وجود ندارد. فیلدی كه بتواند میزان پیشرفت مورد انتظار را مشخص كند.
یكی از روش‌هایی كه برای ترسیم پیشرفت برنامه‌ای انجام می‌شود آنست كه پروژه در مقاطع زمانی مورد نظر (مثلا ماهیانه) مطابق برنامه بروز آوری (Update) می‌شود. با اینكار پراجكت فرض می‌كند پروژه مطابق برنامه پیشرفته است و درصدهای پیشرفت را متناسباً محاسبه می‌كند. در هر مرحله میزان پیشرفت یادداشت می‌شود و در انتها اعداد بدست آمده برروی نمودار ترسیم می‌شوند. روشن است این روش بسیار وقت گیر و دردسر ساز است. و بدتر از آن اینكه در صورتیكه در اواسط پروژه باشیم و برخی از فعالیت‌ها پیشرفت‌های واقعی داشته باشند عملا این روش نمی‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.
در بخش قبل دیدیم كه می‌توان از نسبت BCWS به Baseline Cost همواره میزان پیشرفت مطابق برنامه را مشخص كرد. از آنجاییكه فیلد BCWS از انواع فیلدهای Timephased محسوب می‌شود، به سادگی می‌توان مقادیر آنرا در نماهایی نظیر Task Usage در مقاطع مختلف بررسی كرد.
شكل زیر مقادیر BCWS را برای مثال قبل نشان می‌دهد. همانطور كه مشخص است این مقادیر می‌توانند برای ترسیم میزان پیشرفت برنامه‌ای در طول زمان مورد استفاده قرار گیرند.
البته واضح است برای اینكار لازم است هزینه فعالیت‌ها مشخص شود. این هزینه‌ها ممكن است هزینه واقعی فعالیت‌ها باشد یا چنانچه در بالا عنوان شد از وزن آنها استفاده شود. ضمنا از آنجاییكه BCWS میزان پیشرفت تا تاریخ وضعیت (Status Date) را نشان می‌دهد. لازم است تاریخ وضعیت روی تاریخی بعد از پایان پروژه تنظیم شود تا مقادیر BCWS در محدوده پروژه محاسبه شده و نمایش داده شود.
با همین روش می‌توان از فیلد BCWP برای ترسیم پیشرفت واقعی در طول زمان استفاده كرد.
به این ترتیب در واقع نمودار S را می‌توان با ترسیم فیلدهای BCWS و BCWP ترسیم كرد. از آنجاییكه مایكروسافت پراجكت قابلیت استفاده از برنامه‌های (Baseline) متعدد و انجام محاسبات بر اساس آنها را دارد با ثبت هزینه در برنامه‌های مختلف و تنظیم لازم می‌توان با معیارهای متفاوتی فیلدهای مورد نظر را محاسبه و ترسیم كرد. برای مثال می‌توان یكی از برنامه‌ها (مثلا Baseline 1 ) را به محاسبات پیشرفت وزنی (فیزیكی) اختصاص داد. به این ترتیب با تنظیم محاسبه بر اساس این برنامه می‌توان مقادیر لازم را (فیلدهای BCWS و BCWP) را با این معیار (درصدهای وزنی) ترسیم كرد سپس با تغییر محاسبه بر اساس یك برنامه دیگر كه در آن هزینه‌ها ثبت شده‌اند می‌توان پیشرفت ریالی را بررسی كرد. برای تنظیم محاسبات بر اساس هر برنامه بخصوص از منوی Tools/Options استفاده می‌شود و در قسمت Calculation با استفاده از كلید Earned Value برنامه مورد نظر انتخاب می‌شود.
تكنیك‌های عملی
با استفاده از روشی كه در بالا عنوان شد می‌توان نمودارهای نسبتا پیچیده‌ای نظیر نمودار زیر را كشید. در این نمودار منحنی بالایی روند پیشرفت ریالی پروژه را مطابق برنامه نشان می‌دهد. منحنی فیزیكی روند پیشرفت فیزیكی پروژه كه بر اساس درصدهای وزنی خاصی محاسبه شده است را مطابق برنامه نشان می‌دهد. منحنی بحرانی روند پیشرفت پروژه را در وضعیت بحرانی نشان می‌دهد. وضعیت بحرانی، حالتی است كه در آن فعالیت‌ها در دیرترین زمان ممكن آغاز شوند.
با توجه به این شكل نكات زیر معلوم می‌شود.
- برنامه زمانی هزینه‌ها به ترتیبی دیده شده است كه همواره هزینه پروژه از پیشرفت فیزیكی آن جلوتر است. در واقع در این پروژه خاص بیش از نیمی از هزینه پروژه در بدو امر پرداخت می‌شود (پیش‌پرداخت). در صورتیكه وزن فیزیكی فعالیت‌های پرهزینه اولیه كوچك است.
محدوده موزی شكل مابین برنامه فیزیكی و برنامه بحرانی ناحیه‌ای را نشان می‌دهد كه مادامی كه در آن هستیم پروژه هنوز می‌تواند به موقع انجام شود. با توجه به منحنی پیشرفت واقعی مشخص است كه در چهار ماه اول این پروژه پیشرفت كمتر از برنامه اولیه در محدوده قابل تحمل اتفاق می‌افتد. اما در ماه‌های 5 و 6 سیر پیشرفت متوقف شده و نهایتا از این محدوده خارج می‌شود.
تكنیكی كه برای ترسیم این نمودار استفاده شده است به این شرح است. ابتدا فعالیت‌ها معرفی شده‌اند. سپس وزن هریك از فعالیت‌ها به عنوان هزینه آن وارد شده است. در این وضعیت Baseline 1 ذخیره شده است. بعد از آن تمامی فعالیت‌ها انتخاب شده و Constrain Type آنها بر روی وضعیت As Late As Possible تنظیم شده است. در این حالت Baseline 2 ذخیره شده است. روشن است در این حالت فعالیت‌ها در دیرترین زمان ممكن زمانبندی خواهند شد. پس از آن دوباره Constrain Type به حالت اول بازگردانده شده است. حال هزینه واقعی فعالیت‌ها در فیلد Cost وارد می‌شود و پس از آن وضعیت به صورت Baseline ذخیره می‌شود. به این ترتیب سه برنامه متفاوت Baseline، Baseline 1 و Baseline 2 ذخیره می‌شوند كه به ترتیب نمایانگر پیشرفت ریالی، فیزیكی و بحرانی پروژه مطابق با برنامه خواهند بود. برای ترسیم هر یك از این منحنی‌ها كافیست برنامه مورد نظر برای محاسبه BCWS یا بهتر است بگویم (Earned Value) انتخاب شود.
پس از ترسیم نمودارهای اولیه، و با پیشرفت پروژه مقادیر پیشرفت وارد شده و پروژه بروزآوری شده است. با انجام این كار در 6 ماه متمادی، فیلد BCWP برای ترسیم نمودار پیشرفت واقعی استفاده شده است.
مثال عملی
پروژه زیر را در نظر بگیرید. این پروژه كه برای رنگ‌آمیزی دیوار تعریف شده است از 5 فعالیت تشكیل می‌شود. برای هریك از این فعالیت‌ها هزینه اولیه، و مدت زمان لازم تخمین زده شده است. در ضمن به هریك از این فعالیت‌ها وزن مشخصی اختصاص داده شده است. قرار است این پروژه بصورت روزانه كنترل شود.
|
شماره فعالیت |
نام فعالیت |
شروع |
پایان |
مدت |
وزن |
هزینه |
|
1 |
تهیه ابزار و رنگ |
1383/11/02 |
1383/11/02 |
1 |
1% |
100 |
|
2 |
زیرسازی و بتونه |
1383/11/03 |
1383/11/06 |
4 |
45% |
50 |
|
3 |
رنگ‌آمیزی 1 |
1383/11/04 |
1383/11/06 |
3 |
20% |
25 |
|
4 |
لكه گیری |
1383/11/07 |
1383/11/08 |
2 |
24% |
15 |
|
5 |
رنگ آمیزی نهایی |
1383/11/09 |
1383/11/10 |
2 |
10% |
20 |
|
0 |
پروژه رنگ‌آمیزی |
1383/11/02 |
1383/11/10 |
9 |
100% |
210 |
برای معرفی این پروژه در MSP یا همان Microsoft Project روش زیر دنبال می‌شود:
- ابتدا نام فعالیت‌ها، مدت و رابطه آنها وارد می‌شود:
- پس از آن هزینه‌ی هریك از فعالیت‌ها مطابق با ستون هزینه برآورد شده در جدول Cost وارد می‌شود.
- مقادیر برنامه فعلی برروی Baseline1 ذخیره می‌شود.
- اوزان فعالیت‌ها به عنوان هزینه (مجددا) معرفی می‌شود.
- مقادیر جدید برنامه برروی Baseline ذخیره می‌شود.
به این ترتیب دو خط مبنا (Baseline) برای پروژه ذخیره می‌شود، یكی برای هزینه‌ها و دیگری برای درصدهای وزنی.
با مراجعه به نمای Task Usage و تنظیم آن برای نمایش فیلد BCWS شكل زیر تولید می‌شود. دقت كنید كه در این شكل مقدار BCWS برای پروژه چگونگی زمانبندی انجام آن بر اساس درصدهای وزنی را نشان می‌دهد.
در شكل زیر مقادیر BCWS بر اساس زمان ترسیم شده‌اند. این نمودار در واقع S برنامه است. كه زمانبندی پیشرفت را براساس درصدهای وزنی (پیشرفت فیزیكی) نمایش می‌دهد.
با تنظیم خط مبنا (Baseline) مورد استفاده بر روی Baseline 1 می‌توان برنامه ریالی پروژه را مشاهده كرد. (اینكار با استفاده از منوی Tools/Options در قسمت Calculations و با استفاده از كلید Earned Value انجام می‌شود.)
به این ترتیب نمودار اولیه می‌تواند به شكل زیر تكمیل شود.
البته از آنجاييكه مقادير BCWS و BCWS1 در اين نمودار هم واحد نيستند (اولي درصد وزني و دومي هزينه است). بهتر است اين مقادير به صورت درصد محاسبه شود تا نمودار زير تهيه شود:
اين نمودار برنامه فيزيكي و ريالي پروژه را نشان مي‌دهد.
فرض كنيد در انتهاي روز اول، گزارش زير تهيه مي‌شود:
|
|
تاريخ : |
1383/11/02 |
|
|
|
|
|
|
|
شماره فعاليت |
نام فعاليت |
پيشرفت |
هزينه |
|
1 |
تهيه ابزار و رنگ |
100.00 |
130.0 |
|
2 |
زيرسازي و بتونه |
0.00 |
0.0 |
|
3 |
رنگ‌آميزي 1 |
0.00 |
0.0 |
|
4 |
لكه گيري |
0.00 |
0.0 |
|
5 |
رنگ آميزي نهايي |
0.00 |
0.0 |
|
0 |
پروژه رنگ‌آميزي |
8.00 |
130.0 |
كه در آن پيشرفت فعاليت‌ها و هزينه‌هاي پرداخت شده آمده است. اطلاعات اين جدول به روش زير در پراجكت اعمال مي‌شود:
ابتدا تاريخ وضعيت (Status Date) تنظيم مي‌شود.
در ستون %Complete مقادير پيشرفت وارد مي‌شود.
در ستون Actual Cost هزينه‌هاي واقعي انجام شده وارد مي‌شود.
پس از ورود اطلاعات برنامه بروزآوري مي‌شود. براي اينكار از منوي Tools/Tracking/Update Project و انتخاب Reschedule استفاده مي‌شود.
در انتهاي روز دوم گزارش زير از وضعيت پروژه تهيه مي‌شود:
|
|
تاريخ : |
1383/11/03 |
|
|
|
|
|
|
|
شماره فعاليت |
نام فعاليت |
پيشرفت |
هزينه |
|
1 |
تهيه ابزار و رنگ |
100.00 |
130.0 |
|
2 |
زيرسازي و بتونه |
15.00 |
0.0 |
|
3 |
رنگ‌آميزي 1 |
0.00 |
0.0 |
|
4 |
لكه گيري |
0.00 |
0.0 |
|
5 |
رنگ آميزي نهايي |
0.00 |
0.0 |
|
0 |
پروژه رنگ‌آميزي |
13.00 |
130.0 |
اين گزارش هم به روش بالا در پراجكت اعمال مي‌گردد.
توجه كنيد كه به هنگام Rescheduling از آنجاييكه فعاليت دوم پيشرفتي كمتر از برنامه داشته است، اين فعاليت دچار تاخير خواهد شد.
به همين ترتيب گزارش‌هاي روزهاي چهارم و پنجم تهيه مي‌شود:
|
|
تاريخ : |
1383/11/04 |
|
|
|
|
|
|
|
شماره فعاليت |
نام فعاليت |
پيشرفت |
هزينه |
|
1 |
تهيه ابزار و رنگ |
100.00 |
130.0 |
|
2 |
زيرسازي و بتونه |
40.00 |
0.0 |
|
3 |
رنگ‌آميزي 1 |
15.00 |
0.0 |
|
4 |
لكه گيري |
0.00 |
0.0 |
|
5 |
رنگ آميزي نهايي |
0.00 |
0.0 |
|
0 |
پروژه رنگ‌آميزي |
25.00 |
130.0 |
|
|
تاريخ : |
1383/11/05 |
|
|
|
|
|
|
|
شماره فعاليت |
نام فعاليت |
پيشرفت |
هزينه |
|
1 |
تهيه ابزار و رنگ |
100.00 |
130.0 |
|
2 |
زيرسازي و بتونه |
65.00 |
0.0 |
|
3 |
رنگ‌آميزي 1 |
35.00 |
0.0 |
|
4 |
لكه گيري |
0.00 |
0.0 |
|
5 |
رنگ آميزي نهايي |
0.00 |
0.0 |
|
0 |
پروژه رنگ‌آميزي |
39.00 |
130.0 |
|
|
تاريخ : |
1383/11/06 |
|
|
|
|
|
|
|
شماره فعاليت |
نام فعاليت |
پيشرفت |
هزينه |
|
1 |
تهيه ابزار و رنگ |
100.00 |
130.0 |
|
2 |
زيرسازي و بتونه |
70.00 |
15.0 |
|
3 |
رنگ‌آميزي 1 |
45.00 |
0.0 |
|
4 |
لكه گيري |
0.00 |
0.0 |
|
5 |
رنگ آميزي نهايي |
0.00 |
0.0 |
|
0 |
پروژه رنگ‌آميزي |
43.00 |
145.0 |
در صورتيكه گزارش‌هاي فوق بدرستي در پراجكت اعمال شوند، نهايتا نمودار زير تهيه مي‌شود:
و حاصل محاسبات در گزارش زیر خلاصه خواهد شد:
|
پروژه |
پروژه رنگ‌آمیزی |
|
تاریخ وضعیت |
1383/11/06 |
|
پیشرفت برنامه |
66% |
|
پیشرفت واقعی (فیزیكی) |
42% |
|
پیشرفت زمانی |
43% |
|
BCWS |
66 |
|
BCWP |
41.5 |
|
ACWP |
145 |
|
SPI |
0.63 |
|
CPI |
0.29 |
با اضافه كردن پیشرفت ریالی نهایتا نمودار كامل زیر حاصل می‌شود:
منبع : وب سایت شرکت نرم افزاری پریان
چرا از Reschedule استفاده كرديد؟ تفاوت آن با update چيست؟
متشكرم