فهرست مطلب
بررسی پيشرفت پروژه ها با استفاده از متد ارزش بدست‌آمده
فیلدهای BCWS و BCWP
تمامی صفحات

یكی از مشكلات در بررسی میزان پیشرفت پروژه‌ها، معضل تهیه و تدوین گزارش‌های مناسب است. گزارش‌هایی كه بتوانند اطلاعات مناسبی در خصوص وضعیت پروژه را به صورت موثری در اختیار قرار دهند. در این مقاله سعی می‌شود دسته‌ای از این گزارش‌ها كه بر اساس متد ارزش بدست آمده قابل تهیه هستند معرفی و بررسی شوند. این روش‌ها بخصوص كمك می‌كنند تا روند پیشرفت پروژه در طول زمان مورد بررسی قرار گیرند و چگونگی استفاده از نمودارهایی نظیر نمودار S برای اینكار بررسی می‌شود.

برای توسعه استفاده عملی از این روش‌ها چگونگی استفاده از آنها در نرم‌افزار Microsoft Project توضیح داده می‌شود.

متد ارزش بدست آمده (Earned Value)

متد ارزش بدست‌آمده روشی برای اندازه‌گیری و ارزیابی پیشرفت واقعی پروژه بر اساس كار انجام شده، زمان سپری شده و هزینه‌ها است. این روش كمك می‌كند كه تا با مقایسه برنامه اولیه و پیشرفت واقعی میزان بهره‌وری پروژه مورد ارزیابی قرار گیرد.

با تهیه تصویری گویا از وضعیت پروژه و محاسبه‌ی مقداری ارزش بدست‌آمده، می‌توان برنامه اولیه را با وضعیت واقعی انجام امور مقایسه كرد و به ارزیابی روشن‌تری از روند پیشرفت پروژه دست‌یافت.

متد ارزش بدست‌آمده بر اساس محاسبه و بررسی پارامترهای زیر شكل می‌گیرد:

هزینه اولیه (بودجه‌ی) كار برنامه‌ریزی شده (BCWS) : عبارتست از بودجه‌ی تمامی فعالیت‌هایی كه مطابق برنامه تا تاریخ بررسی بایستی صرف می‌شده است.

هزینه برنامه‌ای كار انجام شده (BCWP) عبارتست از: هزینه با معیار برنامه اولیه برای كار واقعی انجام شده .

هزینه واقعی كار انجام شده (ACWP) عبارتست از: هزینه واقعی پرداخت شده برای كار انجام شده.

مفاهیم اولیه روش ارزش بدست‌آمده با ترسیم نمودار S بخوبی روشن می‌شوند. با مقایسه پارامترهای فوق در نمودار S به نحو موثری می‌توان روند پیشرفت پروژه را بررسی كرد:

 

BCWS معیار بررسی برنامه اولیه است. این پارامتر بیانگر برنامه‌ریزی اولیه برای رسیدن به اهداف پروژه در چارچوب زمان‌بندی آن است. ترسیم منحنی BCWS بر اساس زمان، برنامه اولیه را برای انجام پروژه نشان می‌دهد.

BCWP معیار پیشرفت واقعی پروژه است. این پارامتر با اندازه‌گیری پیشرفت واقعی و محاسبه هزینه بر اساس برآوردهای برنامه محاسبه می‌شود:

BCWP = Percent Complete x Baseline (Budgeted) Cost

 

منحنی BCWP به این ترتیب روند پیشرفت واقعی كار را نشان می‌دهد. مقایسه BCWP با BCWS در واقع مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه خواهد بود.

 

ACWP بر خلاف BCWP بر اساس هزینه‌های واقعی محاسبه می‌شود. ACWP در واقع هزینه واقعی (پرداخت شده) فعالیت‌ها می‌باشد. مقایسه ACWP و BCWP میزان بهره‌وری را نشان می‌دهد، اینكه بهای پرداخت شده برای انجام كارها در مقایسه با برنامه‌ریزی اولیه چقدر بهره‌وری داشته است.

با یك مثال ساده این پارامترها بررسی می‌شود. فرض كنید بودجه برنامه‌ریزی شده برای انجام یك پروژه 100 واحد باشد. در تاریخ خاصی كه پروژه بررسی می‌شود (تاریخ وضعیت) مطابق برنامه، پروژه می‌بایستی 25% پیشرفت می‌داشته است، اما در عمل پیشرفت واقعی 15% است. از طرف دیگر هزینه انجام شده 22 واحد می‌باشد. در این مثال محاسبه پارامترهای ارزش بدست‌آمده به شكل زیر می‌باشد:

BCWS = Scheduled %Complete * Baseline Cost = 25% * 100 = 25

BCWP = Actual %Complete * Baseline Cost = 15% * 100 = 15

ACWP = 22

مقایسه BCWS و BCWP میزان انحراف از برنامه از نظر زمان‌بندی را روشن می‌كند:

SV (Schedule Variance) = BCWP – BCWS = 15 - 25 = -10

مقایسه ACWP و BCWP میزان انحراف از برنامه را از نظر مالی مشخص می‌كند:

CV (Cost Variance) = BCWP – ACWP = 15 – 22 = -7

به این ترتیب پروژه از نظر زمانی 10 واحد و از نظر هزینه 7 واحد عقب است.

نسبت BCWP به BCWS اندیس راندمان زمان‌بندی را نشان می‌دهد. مقدار كوچكتر از یك برای این پارامتر نشان میزان عقب‌ماندگی زمانی پروژه است:

SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/BCWS = 15/25 = 0.6

نسبت BCWP به ACWP راندمان هزینه را مشخص می‌كند. مقدار كوچكتر از 1 نشان‌دهنده این واقعیت است كه بودجه پروژه بازدهی لازم (مطابق برنامه) را ندارد.

CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ACWP = 15 / 22 = 0.68

 

 

پیشرفت و تعابیر مختلف آن

اگرچه به نظر می‌رسد پیشرفت یك پروژه از بدیهیات می‌باشد برای شروع به كار ابتدا لازم است تعبیر و تعریف روشنی از پیشرفت پروژه‌ها بدست آورد، چرا كه بر اساس تعابیر و اهداف مختلف میزان پیشرفت پروژه تعریف متفاوتی می‌یابد.

هر پروژه‌ای برای تولید محصولات مشخصی تعریف می‌شود. برای تولید این محصولات‌كاری لازم است زمان مشخصی صرف شود و منابعی بكار برده شوند كه مستلزم انجام هزینه هستند. در بررسی میزان پیشرفت پروژه ممكن است هریك از این موارد مد نظر قرار گیرد.

مقدار محصولات تولید شده

در این مورد مقدار محصولات تولید شده مشخص می‌شوند و میزان پیشرفت به صورت نسبت محصولات تولید شده به كل محاسبه می‌شود. برای مثال اگر پروژه رنگ آمیزی دیوار باشد نسبت مساحت رنگ‌شده به كل مساحت میزان پیشرفت را مشخص می‌كند.

مقدار زمان صرف شده

در این روش مقدار زمان صرف شده به كل زمان معیار محاسبه قرار داده می‌شود.

مقدار هزینه انجام شده

این روش بر اساس محاسبه‌ی هزینه‌های انجام شده به كل هزینه پیشرفت پروژه را محاسبه می‌كند.

 

به این ترتیب سه تعریف مختلف از پیشرفت پروژه به شكل زیر ارائه می‌شود:

پیشرفت فیزیكی: مقدار محصولات تولید شده به كل محصولات.

پیشرفت ریالی: مقدار هزینه انجام شده به كل هزینه.

پیشرفت زمانی: مقدار زمان صرف شده به كل زمان.

اگرچه بعضا سعی می‌شود یكی از این تعاریف بر دیگری برتری داده شود ولی روشن است هریك از تعریف‌های فوق، بسته به منظور و نقطه نظرهای متفاوت می‌تواند درست باشد. برای مثال از نقطه نظر كارفرمای یك پروژه ممكن است پیشرفت فیزیكی مهم باشد چرا كه میزان محصولات واقعی پروژه را نشان می‌دهد. در حالیكه مدیر پروژه ممكن است علاقه‌مند به زمان باقیمانده باشد. و از نقطه نظر مدیریت مالی ممكن است هزینه‌های انجام شده اهمیت پیدا كند.

در خصوص پیشرفت‌های زمانی و فیزیكی لازمست توجه شود كه معمولا این دو میزان مختلف پیشرفت در غالب فعالیت‌های كلی و پروژه‌ها مطرح می‌شود، و معمولا در رابطه با یك فعالیت ریز این دو پیشرفت یكسان در نظر گرفته شده و غالبا پیشرفت فیزیكی مد نظر قرار می‌گیرد. اهمیت محاسبه پیشرفت فیزیكی در فعالیت‌های كلی و پروژه‌ها آنست كه در حالیكه برای یك فعالیت ریز ممكن است مقدار محصول تولید شده را مستقیما اندازه گرفت،‌ در یك فعالیت كلی‌تر از آنجاییكه ممكن است محصولات مختلفی در آن تولید شوند، چگونگی یكسان سازی واحد این محصولات برای انجام محاسبات باعث بروز اشكال در محاسبه پیشرفت فیزیكی می‌شود. مفهوم درصدهای وزنی در واقع برای رفع این مشكل بوجود می‌آید، كه بر اساس آن می‌توان پیشرفت فعالیت‌های مختلف را با هم جمع كرده پیشرفت پروژه را محاسبه كرد.

نكته‌ای كه به ابهام‌های موجود در این زمینه دامن می‌زند آنست كه ظاهرا در نرم‌افزارهای كنترل پروژه نظیر مایكروسافت پراجكت این تعریف‌ها به صورت مشخصی در نظر گرفته نشده‌اند و لابد این بدان معناست كه شاید این تعابیر درست نباشند.

در این مطلب سعی می‌شود چگونگی مشخص كردن مقادیر مختلف پیشرفت در نرم‌افزار مایكروسافت پراجكت معرفی شود.

 

 

چگونگی محاسبه‌ی پیشرفت پروژه در مایكروسافت پراجكت

فیلد درصد پیشرفت (%Complete) در مایكروسافت پراجكت بر اساس تعابیر زمانی محاسبه می‌شود. از این نقطه نظر درصد پیشرفت یك فعالیت عبارتست از مقدار زمان صرف شده به كل زمان. فعالیت هنگامی به پایان می‌رسد كه مدت مشخص در نظر گرفته شده برای آن به پایان برسد.

مدت زمان (Duration) برای یك فعالیت زمان كاری بین تاریخ شروع و پایان آن می‌باشد. با وارد كردن هر یك از مقادیر درصد پیشرفت، یا زمان واقعی صرف شده (Actual Duration) مایكروسافت پراجكت مقدار دیگر را به روشی محاسبه می‌كند كه همواره رابطه:

%Complete = Act. Duration / Duration

صادق باشد.

 

درصد پیشرفت برای فعالیت‌های خلاصه (Summary) به روش زیر محاسبه می‌شود:

%Complete (Summary) = Sum of Act. Durations / Sum of Durations

مثال: اگر پروژه‌ای با دو فعالیت به شكل زیر تعریف شود:

 

Name	Duration	Start	Finish	%Complete
Project 1	8	1383/10/10	1383/10/17	30
Task 1	6	1383/10/10	1383/10/15	63
Task 2	8	1383/10/10	1383/10/17	5

 

درصد پیشرفت در سطح پروژه (فعالیت خلاصه) به شكل زیر محاسبه شده است:

Complete = (71%*6 + .05*8) /(6+8) = 30%

بطور مشخص این روش محاسباتی نوعی میانگین وزنی است كه در آن وزن فعالیت‌ها همان مدت آنهاست.

درصدهای وزنی

در صورتیكه به هر دلیل لازم باشد از معیار دیگری (اوزان انتخابی) برای محاسبات پیشرفت فعالیت‌های خلاصه باشد، به نظر می‌رسد مایكروسافت پراجكت فاقد توانایی لازم برای انجام چنین محاسباتی باشد.

روشی كه در این مقاله برای شبیه‌سازی درصدهای وزنی پیشنهاد می‌شود استفاده از فیلد هزینه (Cost) برای این منظور است. فرض كنید در مثال بالا وزن فعالیت اول 75 و فعالیت دوم 25 باشد. اگر هزینه این دو فعالیت به ترتیب 75 و 25 تعریف شود. به حالت زیر خواهیم رسید:

 

Duration	%Complete	Cost	Actual Cost	Name
8	30	100	48.50	Project 1
6	63	75	47.25	Task 1
8	5	25	1.25	Task 2

 

كه در آن:

48.50 = (.63 * 75 .05*25)/(75+25)

مشخصا در این وضعیت میزان هزینه واقعی با روشی مشابه میانگین وزنی كه در آن اوزان فعالیت‌ها، ‌هزینه آنهاست محاسبه شده است. از آنجاییكه هزینه كل 100 واحد است در واقع مقدار Actual Cost همان درصد پیشرفت با معیار درصدهای وزنی را نشان خواهد داد.

به این ترتیب با روشی ساده می‌توان مفهوم درصدهای وزنی را با استفاده از فیلد هزینه شبیه سازی كرد. البته این روش احتمالا باعث خواهد شد تا استفاده كننده امكان انجام محاسبه عادی هزینه‌ها را از دست بدهد. در ادامه نشان خواهیم داد چگونه فیلدهای BCWS و BCWP كمك می‌كنند تا از این اشكال اجتناب شود.