جلسات مجازی (Virtual Meetings)، راهی به سوی مدیریت هوشمند در کسب و کار

سیستم های اطلاعاتیمقالاتجلسات مجازی (Virtual Meetings)، راهی به سوی مدیریت هوشمند در کسب و کار

دوره دیجیتال مارکتینگ

جلسات مجازی (Virtual Meetings)، راهی به سوی مدیریت هوشمند در کسب و کار

این مطلب توسط آقای احمد میرخانی و با استفاده از منابع مذکور در انتهای مطلب تالیف شده است.

سفر کردن کارکنان برای بسیاری از شرکت ها به خصوص در حوزه ی مشاوره مدیریت، ارزیابی، حسابداری و غیره ضروری می باشد. درجلسات مجازی سال های اخیر، با توجه به افزایش قیمت سوخت در سطح جهانی، هزینه های فزاینده ی سفرها، مدیران شرکت ها را بر آن داشته تا به دنبال جایگزین مناسبی برای سفر کردن باشند. یکی از مناسب ترین راه های موجود، برگزاری جلسات و ملاقات ها به صورت مجازی می باشد. طبق گزارشGlobal e-Sustainability Initiative و Climate Group در سال 2008، به طور متوسط تا 20 درصد از سفرهای کاری را می توان با ملاقات های مجازی جایگزین کرد. در این مطلب نگاهی داریم به فن آوری های موجود در این زمینه و مزایای استفاده از این فن آوری ها.

راه حل های موجود

ویدئو کنفرانس یکی از راه حل های موجود است که در آن، صدا و تصویر به طور همزمان بین دو مکان و از طریق یک شبکه (و یا اینترنت) مخابره می شود. در گذشته به علت هزینه ی بالای خطوط پرسرعت برای انتقال اطلاعات، دسترسی به ویدئو کنفرانس برای بسیاری شرکت ها ممکن نبود و به این علت، اهمیت زیادی به آن داده نمی شد. اما با گذشت زمان، فن آوری فشرده کردن صدا و تصویر و همچنین دسترسی به اینترنت پرسرعت رشد کرده است، به طوری که هزینه های استفاده از ویدئو کنفرانس کاهش یافته و توجه دست اندرکاران به استفاده از این خدمات بیشتر شده است. در این سال ها، درآمد شرکت های عرضه کننده خدمات ویدئو کنفرانس حدوداً 30 درصد در سال رشد کرده است. طرفدارن ویدئو کنفرانس معتقدند که تنها مزیت آن کاهش هزینه های سفر یا رفت و آمد کارکنان نیست، بلکه بدین ترتیب، "ارتباط بهتر" میسر می شود. این ارتباط مجازی، تماس با شرکا، تأمین کنندگان، شعبات و کارمندان را در سراسر جهان و متناوب تر از گذشته ممکن می سازد. طبیعتاً در صورت نبود ارتباط مجازی، تناوب تماس ها به علت مشکلات سفر کردن، کمتر می شود. یک مزیت دیگر، امکان تماس با افرادی است که تا به حال از طریق سفر کردن نیز قابل دسترس نبودند. اهمیت نکته ی اخیر به خصوص در بازاریابی و جذب مشتریان جدید نمایان تر می شود. علاوه بر همه اینها، یک مزیت دیگر استفاده از این فن آوری، امکان کار کردن افراد از داخل خانه می باشد که از طرفی منجر به رسیدگی بیشتر کارکنان به امور شخصی و خانوادگی می شود و از طرف دیگر نیاز به دفاتر کار را کمتر می کند.

همانطور که پیشتر نیز گفته شد، اشکال خدمات ویدئو کنفرانس همواره در قیمت آن بوده است. در واقع قیمت این خدمات نسبت مستقیمی با کیفیت صدا و تصویر و خدمات جانبی دارد. بالاترین سطح کیفی در محصولاتی معروف به Telepresence عرضه می شود که برای خریداران آن حدوداً پانصد هزار دلار در سال هزینه دارند. اینگونه خدمات معمولاً تنها توسط تأمین کنندگان معدود و صاحب نامی چون Cisco و HP عرضه می شود و شرکت های بزرگی مانند Accenture از مشتریان آن هستند. در این میان شرکت هایی مانند LifeSize نیز محصول کمابیش مشابهی را با قیمت تنها چند هزار دلار برای کسب و کارهای کوچک و متوسط عرضه می کنند که طبعاً کیفیت پایین تری نسبت به مورد قبلی دارد. برای کاربرانی که به دنبال یک فن آوری مجانی برای ویدئو کنفرانس می گردند، محصولاتی مانند اسکایپ (Skype) و اوو (ooVoo) در بازار موجود هستند. البته اسکایپ و اوو علاوه بر کیفیت پایین تر صدا و تصویر در مقایسه با رقبای تجاری خود و نداشتن بسیاری خدمات جانبی مانند نامه های (پیام های) ویدئویی، یک عیب دیگر نیز دارند و آن اینکه همه گروه های حاضر در یک جلسه ی مجازی، باید از یک نرم افزار واحد استفاده کنند، در حالی که بیشتر نمونه های تجاری، اجازه ی برقراری ارتباط با دیگر نرم افزار ها و فن آوری ها را به کاربران می دهند. از محصولات تجاری حاضر در بازار می توان به Microsoft Office Live Meeting، Adobe Acrobat Connect و WebEx اشاره کرد که خصوصاً برای مقاصد بازاریابی و همچنین آموزشی مناسب می باشند.

جمع بندی

قبل از خرید و نصب یک سیستم جلسات مجازی، باید مطمئن شد که استفاده از این فن آوری سودآور خواهد بود. مدیران باید میزان نیاز کارکنان به سفر و نوع جلسات ضروری را تعیین کنند تا بتوانند محصول مناسبی از محصولات موجود در بازار را انتخاب کنند.

در پایان باید به این نکته اذعان کرد که گرچه جلسات مجازی امکانات جدیدی را برای شرکت ها فراهم می آورند، اما هنوز همه ی سفرها و گفتگوهای حضوری قابل جایگزینی نیستند. بسیاری اوقات، نفسِ سفر کردن و ملاقات حضوری با یک مشتری، باعث ایجاد علاقه مندی و اعتماد بین دو طرف شده و امضای قرارداد را ممکن می سازد.

دانلود از کتابخانه دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت

منابع مورد استفاده در این مطلب:

کتاب انگلیسی:

Management Information System نوشته ی Ken Laudon و Jane Laudon

سایت انگلیسی:

The New York Times

Submit to Facebook Submit to Google Bookmarks Submit to Twitter Submit to LinkedIn این مطلب را در کلوب داغ کن

نظرات   

 
0 #1 مريم شعباني ۱۳۸۹-۰۴-۱۲ ۲۱:۳۲
ولي همينطور كه شما هم گفتيدهيچ چيزي جاي مذاكرات حضوري رو نميگيره
بازگو کردن
 
 
+1 #2 سید حمیدرضا عظیمی ۱۳۸۹-۰۴-۱۳ ۰۰:۴۶
طبیعی است در اقتصادی که شرکتهای دولتی با تکیه بر درآمد نفتی دولت و انحصارهایی که در اختیار دارند،به کسب و کار می پردازند، تاثیرات چنین ابزارهایی دیده نشود.
این را هم باید اشاره کرد،مدیران ایرانی با توجه به ویژگیهای محیطی که در آن به کسب و کار می پردازند، کمتر بین المللی هستند از این رو، چنین ابزاری فرصت کمتری برای خودنمایی پیدا می کند.
به هر حال عدم اعتقاد به چنین ابزاری در بین مدیران ایرانی با توجه به آن چه اشاره شد، طبیعی به نظر می رسد و آنها ترجیح می دهند زمان و سرمایه ی خود را صرف عبور از مسیرهای بروکراتیک و افزایش سهم خود از امتیازات اقتصاد یکپارچه دولتی کنند تا افزایش بهره وری با استفاده از جلسات مجازی.
بازگو کردن
 
 
0 #3 محمود ۱۳۸۹-۰۴-۱۳ ۰۳:۲۲
بسیار عالی ، این همان روندی است که شرکتهای بزرگ به عنوان اولین قدم گذاران در این راه در حال بهره گیری از آن هستند. در واقع برای شرکتهایی که جلسات با تعداد بالا دارند ، بسیار به صرفه و سودآور است. نکته دیگر آنکه ، نسبت تعداد جلساتی که نیاز به حضور افراد هست ، کمتر از جلسات غیرحضوری است و می توان تنها برای جلساتی که حضور افراد در آن ضروری نیست و روال تثبیت شده ای دارند مورد استفاده قرار گیرد.
موفق باشید
بازگو کردن
 
 
+1 #4 احمد میرخانی ۱۳۸۹-۰۴-۱۸ ۱۴:۲۵
به هر حال این روش اگر برای بستن قرار با مشتری کافی نباشد، حداقل برای توسعه ی روابط مفید خواهد بود.
بازگو کردن
 

مطلب ویژه

تاثیر سیگار بر برند شخصی مهران مدیری

چندی پیش، مهران مدیری در یک نشست خبری و روبروی دوربین ده ها خبرنگار، اقدام به روشن کردن و کشیدن سیگار کرد ! این اتفاق باعث شد نام مهران مدیری بیش از پیش بر سر زبان ها بیفتند، چه تاثیری بر برند شخصی مهران مدیری داشته یا خواهد داشت؟ متن کامل مقاله تاثیر سیگار بر برند شخصی مدیری را بخوانید

آگهی

ورود یا ثبت نام



دوره دیجیتال مارکتینگ

کلیه حقوق این پورتال متعلق به پایگاه اطلاع رسانی صنعت است و استفاده از مطالب آن بدون اطلاع مدیران و هماهنگی با آنها ممنوع است

گوگل پلاس یوتیوب توییتر فیسبوک اینستاگرام