مدیران عملیاتی، میانی و ارشد در یک سازمان، هر کدام از سیستم های معینی در تصمیم گیری های خود و اداره ی سازمان کمک می گیرند. مدیران اجرایی و عملیاتی به سیستم هایی نیاز دارند که فعالیت ها و تراکنش اطلاعات را در سازمان ردیابی و ثبت کند، مانند ارقام فروش، برگه های رسید، سپرده های بانکی، پرداخت حقوق کارکنان، اعتبارات و یا گردش مواد در یک کارخانه. یک سیستم پردازش تراکنش ها (Transaction Processing Systems, TPS) این نوع اطلاعات را فراهم می کند. این سیستم رایانه ای، تراکنش های معمول و روزمره برای اداره کردن کسب و کار را اجرا و ثبت می کند.
هدف اصلی چنین سیستم هایی در این سطح، پاسخ دادن به سؤالات روتین عملیاتی در سازمان و پیگیری جریان تراکنش ها و اتفاقات می باشد: چه مقدار جنس در انبار موجود است؟ آیا بدهی یک مشتری خاص وصول شده است؟ برای پاسخگویی به این سؤالات، اطلاعات باید تازه، دقیق و به راحتی قابل دسترس باشند.
در سطح عملیاتی، وظایف، منابع و اهداف قبلاً مشخص شده اند و ساختاریافته هستند. مثلاً برای اختصاص وام به یک مشتری، یکی از کارشناسان سازمان بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده تصمیم می گیرد. او تنها باید تشخیص دهد که آیا شرایط مشتری با آن معیارها مطابقت دارد یا خیر.
شکل زیر یک سیستم پردازش تراکنش ها جهت پرداخت حقوق را نشان می دهد. این سیستم وجوه پرداختی به کارکنان را پیگیری می کند. کارت حضور و غیاب هر یک از کارکنان حاوی نام، شماره ی بیمه ی اجتماعی، و شمار ساعات کار در هفته، یک تراکنش برای این سیستم محسوب می شود. وقتی این تراکنش وارد سیستم می شود، فایل ها و بانک اطلاعاتی سیستم به روز می شوند. این بانک اطلاعاتی داده های کارکنان را نگهداری می کند. داده های این سیستم به اشکال گوناگون با هم ترکیب شده تا گزارش های مورد نظر مدیریت شرکت و یا اطلاعات درخواست شده توسط ادارات دولتی را تولید کند و همچنین فیش های حقوقی کارکنان را صادر نماید.
مدیران به سیستم های پردازش تراکنش ها نیاز دارند تا وضعیت عملیات داخلی سازمان و تبادلات سازمان با محیط خارجی را زیر نظر داشته باشند. همچنین این سیستم ها تولید کننده ی اطلاعات برای دیگر سیستم ها هستند. به عنوان مثال، سیستم پرداخت حقوق که در بالا اشاره شد، به همراه دیگر سیستم های حسابدای، داده های مورد نیاز سیستم دفتر کل مربوط به حسابداری سازمان را تأمین می کند که مسؤول ثبت و نگهداری دریافتی ها و پرداختی های سازمان است و گزارش هایی نظیر ترازنامه و صورت سود و زیان را تولید می کند. همچنین پیشینه ی دستمزدهای پرداختی را تأمین می کند که جهت بیمه، بازنشستگی و استفاده های دیگر در سیستم های مربوط به بخش نیروی انسانی سازمان مورد احتیاج هستند.
سیستم های پردازش تراکنش ها معمولاً چنان جایگاه مرکزی ای در یک کسب و کار دارند که گاهی از کار افتادن چند ساعته ی آنها خسارت بزرگی به شرکت و دیگر شرکت ها که متصل به آنها هستند وارد می سازد. کافی است تصور کنیم که اگر سیستم ردگیری محموله ها در یک شرکت پستی از کار بیفتد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ خطوط هوایی بدون سیستم های رزرو بلیط چه خواهند کرد؟
این مطلب توسط آقای احمد میرخانی و با استفاده از منابع زیر تألیف شده است.
دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت
منابع مورد استفاده در این مطلب:
کتاب انگلیسی:
Management Information Systems نوشته ی Ken Laudon و Jane Laudon
