کارکردهای برنامه ریزی، سازماندهی، انگیزش و کنترل در بحث مدیریت اهمیت دارند. این کارکردها صرفنظر از نوع سازمان یا سطح مدیریتی که مورد نظر است، شایان توجه و قابل بحث می باشد. همان گونه که هارولد کونتز و سیرل اودانل گفته‌اند: «همه ی روسای ارشد، مدیران بخشها، سرکارگران، سرپرستان، روسای دانشکده ها و روسای موسسات دولتی در مقام مدیریت کارهای یکسانی انجام می دهند. در مقام مدیر، آنها به نحوی از انجام کارها با افراد و به وسیله افراد انجام می دهند. هر یک در سمت مدیر، باید همه ی وظایف ویژه ی مدیران را همزمان یا به ترتیبی انجام دهند » حتی خانواده ای که به طور رضایت بخشی اداره می شود در بسیاری موراد از این کارکردهای مدیریت حتی شاید ناآگاهانه استفاده می کند.
برنامه ریزی متضمن تعیین هدف ها و مقاصد سازمان و تهیه ی نقشه و برنامه ی کار است. برنامه ها نشان می دهند که هدف ها چگونه باید تحقق یابند. با تهیه ی برنامه ها، سازماندهی اهمیت پیدا می کند. سازماندهی مستلزم آن است که منابع – یعنی افراد، سرمایه و تجهیزات – به موثرترین شیوه، برای حصول هدفها فراهم شود. بنابراین سازماندهی شامل ترکیب و یگانه سازی منابع است.
همراه با برنامه ریزی و سازماندهی، ایجاد انگیزش در تعیین سطح عملکرد کارکنان نقش مهمی بر عهده دارد. عملکرد آنان به نوبه ی خود تعیین می کند که حصول هدفهای سازمانی تا چه اندازه موثر و اثربخش صورت خواهد گرفت. بعضی مواقع، ایحاد انگیزش همراه با برقرار کردن ارتباط و رهبری به عنوان قسمتی از فعالیت هدایت یا فرماندهی محسوب می شود.
ویلیام جیمز در تحقیقی درباره انگیزش به این نتیجه دست یافت که کارکنان ساعتی، تقریباً با میزان کاری در حدود 20 الی 30 درصد توانایی خود می توانستند شغل خود را حفظ کنند و اخراج نشوند. این تحقیق همچنین نشان داد که اگر کارکنان انگیزش بیشتری داشته باشند تقریباً با 80 الی 90 درصد توانایی خود کار می کنند. سطح حداقل کاری که کارکنان ممکن بود انجام دهند و هنوز شغل خود را حفظ کنند و سطح کار مورد انتظاری که آنها در قبال انگیزش معقول می توانستند انجام دهند در شکل زیر نشان داده شده است.
این تصویر نشان می دهد که اگر انگیزش کارکنان پایین باشد، عملکرد آنان به همان اندازه لطمه خواهد دید که گویی تواناییشان پایین بوده است. به همین دلیل ایجاد انگیزش، یک کارکرد بسیار مهم برای مدیران و سازمان دارد.
کارکرد دیگر مدیریت اعمال کنترل است. کنترل عبارت است از توجه به نتایج کار (بازخورد) و پیگیری برای مقایسه ی فعالیتهای انجام شده با برنامه ها و اعمال اصلاحات مقتضی در مواردی که از انتظارات انحرافی صورت گرفته است.
با وجود این که کارکردهای مدیریت به صورت جداگانه توصیف می شوند، و به صورتی که معرفی شدند ظاهراً از توالی برخوردار هستند اما باید تذکر داد که آنها مطابق شکل زیر رابطه ی متقابل دارند. این کارکردهای در ضمن این که رایطه ی متقابل دارند ولی در هر زمان به خصوصی یک یا چند تای آنها ممکن است اهمیت ویژه ای پیدا کنند.
برگرفته از کتاب مدیریت رفتار سازمانی؛ نوشته هرسی-بلنچارد ترجمه علی علاقه بند
دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت
