برای بیشتر کارمندان، دقایق پایانی کار روزانه راندمان بالایی ندارد. خستگی و زمان کم اجازه ی شروع کار جدیدی را نمی دهد و افراد ترجیح می دهند این زمان اندک را با خوردن چای، گپ زدن و نگاهی دوباره به ایمیل ها و اخبار روز بگذرانند. در اینجا سعی می کنیم نکته ی ساده ای را شرح دهیم که با انجام آن، بهترین استفاده را از اوقات مرده ی پایانی روز ببریم.

انسان ها اگرچه در گذر زمان داناتر می شوند، اما معمولاً به اشتباهات خود نیز عادت می کنند. گاهی هم ممکن است به انجام درست یک کار عادت نکنند. علت این عادت کردن ها و نکردن ها یک چیز است: آنها به ندرت فرصتی برای مکث کردن و اندیشیدن به دلایل موفقیت یا عدم موفقیت در امور روزانه اختصاص می دهند. چون همیشه فکر می کنند کارهای زیادی باقی مانده و فرصتی برای تأمل نیست.

اگر سازمانی بخواهد تنها یک چیز را به کارکنان خود آموزش دهد که بیشترین فایده را داشته باشد، قطعاً بهترین گزینه این خواهد بود: راه و روش آموختن. اینکه چگونه افراد به گذشته ی خود نگاه کنند و با خود صادق باشند تا از رفتارهای خود درس بگیرند. بدینگونه، افراد قادر خواهند بود که در تمام عمر خود آمادگی یادگیری داشته باشند. البته لازمه ی این امر داشتن اعتماد به نفس و تفکر باز است. همچنین نباید در برابر اشتباهاتی که آشکار می شوند، موضع دفاعی گرفت. با همه ی این دشواری ها، یک نکته امیدوارکننده است: برای عادت کردن به یادگیری، احتیاج به صرف وقت زیادی نیست. چند دقیقه در روز کافی است، مثلاً پنج دقیقه در انتهای ساعت اداری.

قبل از اینکه محل کار را ترک کنید، چند دقیقه به اتفاقات امروز فکر کنید. مثلاً نگاهی به تقویم روی میز بیندازید، در کدام جلسات شرکت کردید، کدام کارها را امروز تمام کردید، چه گفتگوهایی داشتید، با چه کسانی در ارتباط بودید، چه زمانی استراحت کردید. همه ی اینها را با برنامه ای که از قبل برای امروز داشتید مقایسه کنید. حالا این سؤالات را از خود بپرسید:

- امروز چطور گذشت؟ چه موفقیت هایی داشتم؟ با چه مشکلاتی مواجه شدم؟

- چه چیزهایی درباره ی خودم و دیگران یاد گرفتم؟ فردا کدام کار را مشابه امروز انجام می دهم و کدام کار را به روشی دیگر؟

- با چه کسانی در ارتباط بودم؟ به چه کسی باید آخرین اخبار کاری را بدهم؟ از چه کسی باید تشکر کنم؟ آیا باید به کسی بازخوردی ارائه دهم؟

این سؤالات به خصوص برای بهبود روابط انسانی در محیط کار ارزشمند هستند. در همین چند دقیقه ی پایانی روز می توانید (مثلاً از طریق ایمیل) از لطف یک همکار تشکر کنید، از دیگری سؤالی بپرسید و یا گزارش کوتاهی به رئیس یا همکار خود ارائه کنید. اگر از این فرصت چند دقیقه ای استفاده نکنید، فرصت خوبی را برای ایجاد و بهبود ارتباطات سازنده در محیط کار از دست می دهید.

جمع بندی

اینکه انسان رفتارش را تغییر دهد، کار ساده ای نیست. سؤال اینجاست که چه موقع یک تغییر رفتاری در بزرگسالان لازم است و این تغییر چگونه باید اجرا شود. غالباً در محیط کار، ارتباطات انسانی گوناگونی شکل می گیرد که پایه و لازمه ی اجرای فرآیندهای کاری هستند. هر گونه بهبود در این ارتباطات، اثر مستقیمی بر اجرای بهتر وظایف کاری خواهد داشت. استفاده از دقایق پایانی ساعات کار روزانه برای تأمل و تفکر پیرامون گفتگوها و داد و ستدهای انجام شده با همکاران، یکی از راه های سریع و آسان برای بهبود روابط کاری می باشد.

درباره ی نویسنده:

پیتر برگمن (Peter Bregman) متخصص رهبری سازمان است و صاحب شرکتی است که در این زمینه خدمات مشاوره ارائه می دهد. او کتابی در زمینه ی مدیریت تغییر نوشته که از اینجا قابل تهیه است.

این مطلب توسط آقای احمد میرخانی و با استفاده از منابع زیر تألیف شده است.

دانلود این مطلب از کتابخانه پایگاه اطلاع رسانی صنعت

منابع مورد استفاده در این مطلب:

سایت انگلیسی:

Harvard Business Review